Caso de estudio: LegalZoom

Cómo los procesos automatizados aceleraron y mejoraron la experiencia de clientes y gestores de LegalZoom

Desafíos iniciales y contexto del cliente

Un registro ágil por fuera, pero lento por dentro

Las gestiones entregaban demoras, trabas y errores a clientes que esperaban agilidad

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LegalZoom® es una compañía estadounidense que cotiza en NASDAQ (LZ) y se especializa en servicios legales online como la creación de testamentos, formación de empresas y registro de marcas.

Aunque su propuesta al cliente era completamente digital, el proceso interno de órdenes de compra —clave para servicios como propiedad intelectual y constitución de empresas— aún dependía de una fuerte carga manual en distintos sistemas.

Esto generaba demoras de hasta 10 días, además de errores, retrabajos y una experiencia que, si bien había sido aceptada por años, ya no estaba alineada con las expectativas de un usuario acostumbrado a la inmediatez.

“EDSA ha sido fundamental en la implementación de UiPath y el mantenimiento del complejo ecosistema de bots que impulsa nuestro negocio.”

Ana García, Vicepresidente de Datos e Ingeniería de Plataformas Tecnológicas

Desarrollo de la solución

La estrategia legal: automatización con jurisprudencia tecnológica

Orquestación, integración y velocidad para modernizar procesos sin romper lo que funciona

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Ante este escenario, LegalZoom decidió rediseñar su operación desde la base, buscando una solución que permitiera automatizar de punta a punta (E2E) el procesamiento de órdenes sin comprometer cumplimiento normativo, trazabilidad ni control operativo.

Junto a EDSA, el equipo de ingeniería de LegalZoom diseñó e implementó una plataforma alojada en AWS que procesa las órdenes de compra desde su solicitud hasta su concreción, sin intervención administrativa en las etapas clave.

Camunda BPMN® se encarga de orquestar el flujo completo del proceso.

Las automatizaciones fueron desarrolladas por EDSA en UiPath y ejecutan tareas como:

  • Interacción con sitios web externos y organismos oficiales
  • Actualización y consulta en sistemas internos legacy
  • Sincronización con Salesforce para trazabilidad y seguimiento por parte del equipo operativo

Esta solución consolidó una operación antes fragmentada en un flujo inteligente, automatizado y escalable, que reduce retrasos o errores, mejora la trazabilidad y libera al equipo para enfocarse en tareas de mayor impacto estratégico.

“Un aspecto crucial de nuestra colaboración ha sido el soporte continuo, especialmente en lo referente a los cambios en sitios externos. La rapidez y eficiencia con la que el equipo de EDSA aborda y resuelve los problemas relacionados con estos cambios ha sido un cambio radical para nosotros. Anteriormente, la tecnología quedaba obsoleta e inutilizable rápidamente tras las actualizaciones de sitios externos, lo que nos obligaba a recurrir a procesos manuales. Los tiempos de resolución constantes y rápidos han garantizado que nuestros sistemas se mantengan operativos y eficaces, evitando interrupciones en el flujo de trabajo y manteniendo la eficiencia.”

Impacto y beneficios logrados

Aceleración operativa en servicios legales gestionados

Cuando automatizar trámites significa transformar la experiencia del cliente

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LegalZoom, en colaboración con EDSA, logró rediseñar el procesamiento de órdenes en áreas clave como formación de empresas y propiedad intelectual, alcanzando mejoras sustanciales en eficiencia, escalabilidad y calidad operativa.

El tiempo de respuesta (turnaround time) se redujo en un 70%, pasando de 10 días a solo 3. Esto permitió a los usuarios recibir sus órdenes de compra en tiempos significativamente más cortos, alineados con las expectativas de un cliente digital.

Actualmente, la plataforma procesa 60.000 órdenes mensuales, de las cuales más de 50.000 se gestionan de forma completamente automática, sin intervención humana. Esta automatización representa un ahorro de 20.000 horas al mes, equivalente a 140 FTE liberados, que antes se destinaban a tareas administrativas repetitivas.

Además del impacto en tiempos y costos, la solución permitió una reducción considerable de errores y retrabajos, fortaleciendo la confiabilidad del proceso y mejorando la percepción del cliente sobre el servicio.

La automatización no solo optimizó operaciones: estableció una nueva forma de gestionar servicios legales a escala, más rápida, precisa y alineada al estándar que exige hoy el ecosistema legal digital.