Desafíos iniciales y contexto del cliente
El cambio comenzó con una pregunta: ¿y si vamos sin papeles?
Cédulas de identidad, comprobantes de domicilio, constancias de ingresos, formularios de alta, contratos, declaraciones juradas, estatutos, actas, poderes notariales y estados financieros: estos son algunos de los documentos que las entidades bancarias solicitan a sus clientes como parte del proceso de verificación de identidad y conocimiento del cliente (KYC, por sus siglas en inglés), necesario para darlos de alta y aprobar solicitudes de crédito u otros productos.
En INVEX, los datos de estos documentos debían ser ingresados manualmente en las aplicaciones internas, lo que implicaba que los miembros del equipo administrativo copiaran y pegaran información desde los papeles o, en el mejor de los casos, desde archivos previamente digitalizados. Estas tareas, altamente manuales y tediosas, resultaban especialmente propensas a errores.
La información extraída de estos documentos podía ser estructurada (por ejemplo, una cédula de identidad), semiestructurada (como una factura) o completamente desestructurada (como un contrato). Esta diversidad presentaba un gran desafío, ya que los documentos no estructurados no son ideales para la automatización tradicional basada en RPA.
Con el objetivo de evolucionar hacia un banco sin papel, INVEX solicitó a EDSA una solución basada en Inteligencia Artificial para automatizar el procesamiento de estos documentos.
Los proyectos paperless generan beneficios significativos para las organizaciones, como el impulso a la sustentabilidad, el ahorro de espacio y costos de archivo, una mayor transparencia, menor riesgo de pérdida de información, acceso ágil y remoto a los datos y, sobre todo, una mejora en la experiencia del cliente al agilizar procesos y permitir una entrega más rápida de productos y servicios.
Desarrollo de la solución
Aplicamos Inteligencia Artificial y RPA para automatizar el procesamiento documental.
Transformar los procesos y la metodología de trabajo tradicional de INVEX representó un desafío para EDSA, especialmente al incorporar Inteligencia Artificial en los procesos de registro vigentes en ese momento.
El manejo manual de documentos implicaba tareas laboriosas como abrir imágenes individuales o escaneos en PDF, analizar los archivos y cargar los datos relevantes en las aplicaciones. Tras un proceso de pruebas y evaluaciones, EDSA recomendó implementar UiPath Document Understanding, una solución basada en IA para la lectura, extracción, validación y exportación de datos de documentos digitales.
El proyecto comenzó con un discovery de procesos en el área Fiduciaria, caracterizada por su elevado uso de papel. Se revisaron todos los documentos involucrados, registrando su taxonomía y definiendo cuáles eran los datos relevantes y cómo estaban estructurados, para que el motor de OCR (Optical Character Recognition) de la herramienta pudiera identificarlos y extraerlos de manera precisa.
Como suele ocurrir en este tipo de proyectos, la lectura inicial no siempre era correcta, debido a datos no estructurados, problemas de legibilidad en las digitalizaciones, entre otros factores. Para abordar estas limitaciones, la herramienta implementa el concepto de "human in the loop", que permite a los usuarios validar las lecturas, corregir desviaciones y, gracias al modelo de Machine Learning, entrenar automáticamente la herramienta para mejorar su precisión.
Además, EDSA desarrolló mejoras sobre el framework de Document Understanding de UiPath para permitir el procesamiento simultáneo de múltiples documentos (cuando originalmente solo se procesaba uno por vez), aumentando la capacidad de automatización y optimizando el rendimiento general del sistema.
Impacto y beneficios logrados
Menos papel, menos errores, más foco en lo que realmente importa.
En menos de un año, INVEX logró procesar automáticamente alrededor de 500.000 documentos en áreas como Fiduciario, Servicio al Cliente, Créditos, entre otras.
Aunque el proyecto comenzó como una iniciativa del área Fiduciaria, los beneficios se extendieron rápidamente a toda la organización. Otros departamentos identificaron que podían reutilizar muchos de los documentos ya procesados, como pasaportes, cédulas de identidad, formularios corporativos y comprobantes emitidos por entes gubernamentales.
Con esta experiencia, INVEX impulsó a sus equipos a capacitarse en el uso de UiPath Document Understanding, permitiéndoles administrar de manera autónoma la taxonomía de documentos, corregir desvíos y entrenar los modelos de Machine Learning.
Gracias a este proyecto, INVEX logró:
Una transformación que no solo optimizó la operación interna, sino que también reafirmó el compromiso de INVEX con la innovación y la excelencia en el servicio.